Als energiecoöperatie kun je behoorlijk wat tijd kwijt zijn aan het bijhouden van je administratie. Inmiddels zijn er een aantal administratiesystemen die coöperaties kunnen ondersteunen bij project- en ledenadministratie. We zetten ze hieronder op een rij. 

Econobis

Econobis is het ICT-platform voor energiecoöperaties en andere burger energie-initiatieven in Nederland. Econobis biedt functionaliteiten om alle relevante administratieve processen van energiecoöperaties en energie-initiatieven te ondersteunen. Het systeem is speciaal ontworpen voor energiecoöperaties en energie-initiatieven in Nederland. Organisaties die Econobis gebruiken, zijn tevens lid van coöperatie Ecode. In deze coöperatie hebben alle leden, en dus ook alle gebruikers van ECONOBIS, één stem. De zeggenschap over verdere ontwikkeling en het eigendom van het systeem ligt in eigen handen en is coöperatief georganiseerd.

Welke toepassingen biedt het administratiesysteem?

Het ICT-platform Econobis wordt online ter beschikking gesteld. Het ondersteunt alle activiteiten van een energie-initiatief; relatieadministratie, communicatie met leden, administratie van opwekprojecten, projecten op het gebied van energiebesparing en de wederverkoop van energie. 

Econobis bevat daarvoor diverse modules waaronder:

  • relatieadministratie (inclusief e-mailafhandeling),
  • mutatiebeheer energieafname (ondersteuning van de klantreis),
  • projectadministratie (postcoderoos- en participatieprojecten),
  • energiebesparing (ondersteuning van de klantreis),
  • financiën.

Daarnaast biedt het systeem functionaliteit voor taakbeheer, documentenbeheer en het instellen van workflows. Ook kan het energie-initiatief het ledenportaal van ECONOBIS op de eigen website van de het energie-initiatief plaatsen. Leden kunnen inloggen om hun eigen gegevens te bekijken en (de niet geblokkeerde gegevens) te wijzigen.

Econobis biedt als extra optie ook het zogenaamde ‘Hoomdossier’. Daarin kan een bewoner zelf alle energiebesparingsmaatregelen in zijn of haar woning invoeren en bijhouden. Zo is eenvoudig te bepalen welke maatregelen nog meer mogelijk zijn en wat daarvan het effect en de terugverdientijd is. Het Hoomdossier is ook een hulpmiddel waarmee een energiecoach van de coöperatie de bewoner beter kan adviseren.

Meer info: www.econobis.nl

Wat kost het? 

De leden van Coöperatie Ecode hebben gezamenlijk de tarieven voor het werken met Econobis bepaald. De tarieven zijn jaarlijkse abonnementskosten voor het gebruik van Econobis.

Uitgangspunten voor de tarieven zijn:

  • De oplossing is betaalbaar voor de sector maar genereert ook voldoende opbrengsten om de continuïteit te waarborgen en waar nodig ondersteuning te bieden.
  • We willen onze eigen sector versterken en professionaliseren. De tarieven voor kleine, startende coöperaties zijn beperkt, om zo opstart en professionalisering direct te faciliteren. Grotere, gevestigde coöperaties ondersteunen op deze manier de kleine.

De tarieven liggen tussen de € 250,- per jaar voor kleine coöperaties met één postcoderoosproject en minder dan 50 leden tot € 6.000,- per jaar voor grote coöperaties met meer dan 3.000 leden en verschillende projecten. Dit komt neer op tussen 1,5 en 4 euro per jaar per lid. Daarnaast wordt een eenmalige bijdrage (opstartkosten) gevraagd bij ingebruikname van Econobis. Deze bijdrage is bedoeld voor de eenmalige kosten van het inrichten van het systeem voor jouw organisatie. Het tarievenblad van Econobis is op aanvraag verkrijgbaar.

De lidmaatschapsbijdrage aan Coöperatie Ecode is inbegrepen in de abonnementskosten van Econobis. Je kunt je aanmelden als aspirant-lid van Coöperatie Ecode. We houden je dan op de hoogte van de verdere ontwikkeling van Econobis en je coöperatie krijgt toegang tot de demo-omgeving van Econobis, om alvast eens rond te kijken in het systeem.
We kunnen indien gewenst samen inplannen wanneer je Econobis kunt gaan gebruiken, eventueel het overzetten van bestaande gegevens (datamigratie) voorbereiden en je kunt desgewenst zelf meepraten door plaats te nemen in de klankbordgroep. Het aspirant-lidmaatschap is eenmalig ingesteld, geldt tot juli 2018 en kost € 10,-.

Aanmelden voor aspirant-lidmaatschap Coöperatie Ecode kan via het aanmeldformulier op www.econobis.nl.

Hoe werkt het administratiesysteem?

Econobis is sinds april 2018 beschikbaar. Inmiddels hebben ca. 10 coöperaties, met verschillende projecten – energiebesparing, postcoderoos, participatieprojecten – Econobis in gebruik genomen (stand van zaken medio mei). In de informatiebrochure kun je lezen welke functionaliteiten zijn opgenomen in de eerste versie van Econobis. Er is ook een handleiding in de vorm van een online wiki beschikbaar en op het Econobis forum kun je mede-gebruikers vragen stellen. Op dit moment (tweede kwartaal 2018) wordt nog gewerkt aan de functionaliteiten financiële transacties, koppeling met boekhoudpakket en het ledenportaal. Deze functionaliteiten komen beschikbaar juni / juli 2018.

Welke kennis is nodig om het administratiesysteem te gebruiken?

Je hebt geen specifieke kennis nodig om Econobis te gebruiken. Uiteraard zullen ervaring met het gebruik van een administratiesysteem en digitale vaardigheden helpen bij het gebruik. Er is een handleiding van het systeem beschikbaar. Voor gebruikers worden ook (on- en offline) trainingssessies georganiseerd en is het beheerteam beschikbaar voor vragen. Het beheerteam zorgt voor het migreren (overzetten) van de bestaande gegevens van je organisatie naar Econobis, op voorwaarde dat een bestand wordt aangeleverd dat aan bepaalde criteria voldoet. Met de Econobis gebruikers bouwen we ook samen kennis op over onze administratieve processen en kunnen we werken aan best practices.

Welke extra voordelen biedt het?

Econobis is ontwikkeld met de kennis van bestaande processen van een aantal energiecoöperaties. De beschikbare functionaliteit is daarom toegespitst op het gebruik door energiecoöperaties en energie-initiatieven. Daarnaast is gebruiksgemak een belangrijk uitgangspunt geweest voor de ontwikkeling en zal dat blijven. Bovendien ondersteun je met het gebruik van dit systeem de ontwikkeling van een eigen systeem voor de coöperatieve energiesector.

Is het al beschikbaar?

De eerste versie van Econobis is in april  2018 opgeleverd. Deze eerste versie is vooraf uitvoerig getest en als eerste in gebruik genomen door de coöperaties die mede-initiatiefnemer van Econobis zijn. Vanaf medio mei/juni 2018 kunnen andere energiecoöperaties en energie-initiatieven Econobis gaan gebruiken. Je kunt je organisatie aanmelden als aspirant-lid via het aanmeldformulier op www.econobis.nl. De kosten voor het aspirant-lidmaatschap zijn € 10,-. Als aspirant-lid wordt je op de hoogte gehouden van de verdere ontwikkelingen, uitgenodigd voor bijeenkomsten en informatiesessies en kom je in aanmerking om nog voor de zomer van 2018 het systeem te gaan gebruiken. Ook krijgt je coöperatie toegang tot de demo-omgeving van Econobis, om alvast eens rond te kijken in het systeem.

Wie kunnen gebruik maken van het administratiesysteem?

Econobis is bedoeld voor burger energiecoöperaties en energie-initiatieven, ofwel ‘rechtspersonen opgericht volgens Nederlands recht, die zich richten op een duurzaam en efficiënt energiesysteem’ voor en door burgers.

Hoe worden persoonsgegevens beschermt?

Wanneer je als energie-initiatief Econobis gebruikt voor leden-, projecten- en financiële administratie, leg je in het systeem persoonsgegevens vast. Samen zijn we ervoor verantwoordelijk dat deze persoonsgegevens goed beschermd worden. Je coöperatie sluit met Econobis B.V. een verwerkersovereenkomst af. In deze verwerkersovereenkomst en de gebruikersvoorwaarden van Econobis is opgenomen hoe Econobis B.V. zorg draagt voor bescherming van persoonsgegevens. Het systeem biedt technisch een aantal waarborgen en wordt regelmatig getest op veiligheid, maar kan niet volledig afdwingen hoe gebruikers met het systeem omgaan. Naast deze maatregelen is het daarom belangrijk om als coöperatie proces- en gedragsafspraken te maken met gebruikers van het systeem en als coöperatie te zorgen voor een goede implementatie van privacybeleid.

Voorstroom

Met Voorstroom wordt de energiecoöperatie ondersteund in de administratieve processen door deze processen zoveel mogelijk te automatiseren. De deelnemer in het initiatief wordt hierbij actief betrokken en op de hoogte gehouden van alle belangrijke zaken omtrent zijn participatie.

Welke toepassingen biedt het?

De huidige versie bevat in hoofdlijnen de volgende twee functionaliteiten:

1: Dashboard voor de initiatiefnemer

Beheerders van het initiatief hebben toegang tot het dashboard waarin alle gegevens kunnen worden beheerd en rapportages worden ingezien:

  • Administratie van participaties
  • Vastleggen van relatiegegevens en contactmomenten (CRM)
  • Inzicht in de performance van projecten/parken
  • Verrekening van de verdiensten van de participanten (o.a. postcoderoos)
  • Genereren van ledenverklaringen en versturen naar energieleveranciers
  • Notificaties versturen naar participanten (leesbaar in app en e-mail)
  • Koppeling met slimme meter

2: Workflow

Administratieve processen van energiecoöperaties zijn uitgewerkt in standaard Workflows. Met
Workflows worden alle actoren begeleidt en meegenomen in het gehele proces. Dat zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.

Een Workflow kent verschillende statussen waaraan taken kunnen worden toegekend die door de software of een persoon binnen (of buiten) de organisatie wordt uitgevoerd. De status van een actieve Workflow is elk moment in te zien.

Voorstroom ondersteunt onder andere het gehele administratieve proces rondom het afsluiten van een productieperiode van een postcoderoos project.

Wat kost het?

Momenteel werkt Voorstroom aan een nieuw kostenmodel, waarbij een energiecoöperatie kan kiezen voor de functionaliteit waar het gebruik van wil maken en ook alleen daarvoor betaald.

Hoe werkt het administratiesysteem?

De software draait volledig in de cloud. Dat wil zeggen dat er geen software geïnstalleerd hoeft te worden om er gebruik van te kunnen maken. Een recente browser is alles wat er nodig is.

Welke kennis is nodig om het administratiesysteem te gebruiken?

Voorstroom streeft er naar om de software zo intuïtief mogelijk te maken. Vanuit de Workflow worden taken toegekend aan de beheerders van het initiatief waarin een werkinstructie wordt gegeven. Hierin staat
vermeld welke handelingen er op een bepaald moment moeten worden uitgevoerd en welke functionaliteit daarbij benodigd is.

Omdat er veelal gewerkt wordt met een groep vrijwilligers die flexibel ingezet worden, is Voorstroom daar op toegespitst. Taken kunnen flexibel worden toegekend en in behandeling worden genomen.

Welke extra voordelen biedt het?

Naast functionaliteit voor het voeren van de administratie heeft Voorstroom extra modules beschikbaar. En wordt continue gewerkt aan extra modules die energiecoöperaties en haar deelnemers helpt in de verschillende fases van de projecten.

1: App voor de participanten

Participanten kunnen een app downloaden (Apple en Android) en toegang krijgen tot het initiatief en de projecten waarin zij deelnemen:

  • Inzicht in de opwek van de eigen participatie(s)
  • Inzicht in de eigen verdiensten/besparing
  • Door kunnen geven van wijzigingen in de persoonlijke situatie (o.a. energieleverancier)
  • Notificaties van het initiatief
  • Meer informatie, contactgegevens, veelgestelde vragen

2: Inschrijfmodule voor geïnteresseerden in een nieuw project

De inschrijfmodule geeft geïnteresseerden in een nieuw project snel inzicht of deelname mogelijk is en interessant kan zijn:

  • Binnen enkele stappen inzicht in investering en opbrengst
  • Persoonlijke benadering
  • Alternatief voor/inleiding tot paginalange brochure
  • Integreerbaar in de eigen website van de coöperatie
  • Bevestiging per e-mail naar geïnteresseerde (en indien gewenst een kopie voor de coöperatie)
  • Inschrijvingen zijn inzichtelijk in een overzichtelijk dashboard

Is het al beschikbaar?

De ontwikkeling van Voorstroom is in het voorjaar van 2016 gestart. Sinds februari 2017 is het platform toegankelijk voor alle energiecoöperaties.

Wie kunnen gebruik maken van het administratiesysteem?

Voorstroom is onafhankelijk, elke coöperatie kan zich aanmelden. Instappen is gratis, bij groei en/of aanvullende wensen vragen we een overzichtelijke vergoeding. Ons doel is om zoveel mogelijk coöperaties aan ons te binden, zodat we de kosten laag kunnen houden.

Voor meer informatie, zie voorstroom.nl
Gratis registreren kan via: dashboard.voorstroom.nl
Een volledig geconfigureerde demo-omgeving is beschikbaar via dashboard.voorstroom.nl/demo

Enshared

EnShared biedt een online module en service om administratieve lasten in een postcoderoosproject te automatiseren voor een vast bedrag per maand per deelnemer. Een Postcoderoos (PCR) project wordt van A tot Z beheerd, zodat deelnemende leden in aanmerking komen voor de korting op de Energiebelasting.

Zaken die door de coöperatie of VvE uitgevoerd moeten worden en via de online module van Enshared geadministreerd worden zijn:

  • Aanvragen van de Regeling Verlaagd Energiebelastingtarief bij de Belastingdienst
  • Fiscaalnummer aanvragen
  • Installatie aanmelden bij CertiQ, onafhankelijk meetbedrijf
  • Opstellen ledenovereenkomsten
  • Opstellen en overleggen van jaarlijkse ledenverklaringen (productie certificaten)
  • Contractbeheer voor inkoop en verkoop van stroom met de energieleverancier
  • Beheren van de verdeling van de stroom over de leden
  • BTW boekhouding

Naast de samenwerkingsvorm van een energiecoöperatie is de PCR module van EnShared tevens ingericht voor de complexe juridische structuur van een Vereniging van Eigenaren. Hierdoor kunt u dus eenvoudig al uw VvE leden informeren over toekomstige verplichtingen (zoals de jaarlijkse vernieuwing van de ledenverklaringen), zijn aanpassingen in de samenstelling van uw VvE (en de opgewekte energie) makkelijk te organiseren, en kan u meerdere projecten onder één account beheren.

De PCR module is in samenwerking met VvE Totaal ontwikkeld, gebruik makend van hun jarenlange ervaring in het bieden van softwareoplossingen voor o.a. VvE’s.

Welke toepassingen biedt het?

De PCR module regelt het gehele postcoderoos traject, en biedt u de volgende toepassingen:

  • Ledenadministratie – de PCR module wordt standaard aangeboden met een administratie om leden en hun aandeel in de zonnestroom installatie te registreren.
  • Inzicht en monitoring – per lid wordt inzicht gegeven in het aandeel van zonnestroom wat hen toekomt. De productie van de zonnestroom installatie kan hiermee worden afgezet tegen het eigen verbruik, waarmee inzicht wordt gegeven in de eigen energiehuishouding.
  • Verdeling van stroom –de splitsingsakte van de VvE zal worden gevolgd in de verdeling van de opgewekte stroom. De PCR module is hierop ingesteld, en stelt u tevens in staat wijzigingen hierin door te voeren.
  • Verhuizing en wijzigingen – De PCR module kan ook wijzigingen zoals bijvoorbeeld een verhuizing makkelijk registreren. Hiermee bent u als eigenaar, bestuurder of beheerder dus extra flexibel in veranderingen binnen uw energie project.
  • BTW boekhouding – de belastingdienst vereist dat VvE’s/Coöperaties een BTW boekhouding bijhouden over de opgewekte en verkochte zonnestroom. De PCR module regelt dat voor u.

Wat kost het?

Vanaf EUR 2,-* per maand per deelnemer kan een coöperatie of VVE al gebruik maken van de PCR module. Dit bevat ondersteuning bij het inrichten van het project, toegang tot alle functionaliteiten en training in het gebruik van de module.

*bij min. omvang van 25 deelnemers

Hoe werkt het administratiesysteem?

Het systeem is zeer gebruiksvriendelijk. Ieder lid krijgt toegang tot een eigen portaal met inzicht in de gegevens van hun eigen installatie. Het systeem kan rechten toekennen aan bestuurders of (externe) beheerders van de coöperatie of VVE, die verantwoordelijk worden gesteld voor het project.

Is het project eenmaal ingericht dan ontvangen alle leden jaarlijks de benodigdheden om hun lidmaatschap te vernieuwen om in aanmerking te blijven voor de Energiebelasting-korting.

Welke kennis is nodig om het administratiesysteem te gebruiken?

De PCR module is zo opgebouwd dat het te gebruiken is door iedereen. Vaak worden er één of twee individuen verantwoordelijk gesteld voor het beheren van de administratieve lasten. Met de PCR module wordt dit proces zodanig versimpeld dat deze personen hier zeer beperkt tijd aan kwijt zijn.

De leden kunnen via het gebruiksvriendelijke portaal gemakkelijk inzicht krijgen in de relevante informatie van het project en hun opgewekte energie.

Welke extra voordelen biedt het?

De PCR module maakt het mogelijk om de zonnestroom installatie grotendeels geautomatiseerd te beheren zonder dat daar vele administratieve handelingen voor gedaan hoeven worden. Zo worden ook de jaarlijkse ledenverklaringen voor de leden (productie certificaten) opgesteld en verstuurd waardoor gedurende het 15 jaar durende project altijd op tijd actie wordt ondernomen om in aanmerking te blijven komen voor de korting op de Energiebelasting.

Eenvoudig beheer van de administratieve processen voor een succesvol collectief opwek project zonder dat u vast zit aan de administratie van uw energieleverancier. Zo kunt u ook eenvoudig wisselen van energieleverancier en onderhandelen over gunstige energie tarieven.

Is het al beschikbaar?

De EnShared PCR module is beschikbaar. Vraag nu een demo aan op EnShared.

Wie kunnen gebruik maken van het administratiesysteem?

EnShared heeft specifiek voor energiecoöperaties en Vereniging van Eigenaren (VvE) deze online PCR module ontwikkeld. Hierbij is rekening gehouden met alle juridische en fiscale aspecten waar deze partijen mee te maken krijgen.

Bezoek de website van Enshared voor meer informatie en een demo van de PCR module.

Postcodestroom

Postcodestroom verzorgt alle back-office dienstverlening voor postcoderoos projecten, zodat de coöperaties zich volledig kunnen richten op de ledenwerving. De coöperatie regelt de voorkant en Postcodestroom regelt de achterkant professioneel. Daarnaast heeft Postcodestroom een operationele afdeling die de leden van de coöperatie professioneel te woord kan staan over alle gerelateerde vragen. Deze klantenservice is 5 dagen per week bereikbaar, waardoor leden direct terecht kunnen met hun vragen.

Welke toepassingen biedt het?

De toepassingen die Postcodestroom aanbiedt zijn:

  • Uitvoeren quick-scan met betrekking tot het dak dat beschikbaar wordt gesteld.
  • Oprichten coöperatie ten behoeve van de Postcoderoosregeling.
  • Opstellen en formaliseren van contractuele afspraken met dakeigenaar middels een huurovereenkomst en recht van opstal.
  • Uitvoeren locatie-onderzoek.
  • Opstellen informatie memorandum (IM) en opstellen projectpagina op de website van Postcodestroom waar (potentiële) leden zich direct kunnen aanmelden.
  • Aanvragen, ontwikkelen en realiseren van het zonnestroom project zodat leden direct van de opgewekte stroom kunnen profiteren.
  • Inrichten financiële- en projectadministratie, o.a. ten behoeve van de Belastingdienst en haar leden.
  • Order intake, versturen en bevestigen van de ledenovereenkomsten
  • Indien gewenst, uitzetten tender voor projectrealisatie
  • Projectrealisatie coördineren en beheren.
  • Aanvraag, toepassing en verrekening Postcoderoosregeling middels aanwijzing Belastingdienst.
  • Beheren coöperatie postcoderoosregeling voor de looptijd van het project.

Wat kost het?

Afhankelijk van de gewenste diensten die een initiatief wil uitbesteden, tot het volledig realiseren en beheren van een Postcoderoosproject, kan Postcodestroom een vrijblijvende offerte maken.

Hoe werkt het administratiesysteem?

Het Postcodestroom backoffice systeem is geautomatiseerd. Naast het realiseren en beheren van een coöperatie, heeft Postcodestroom tevens een leveringsvergunning voor zowel stroom als gas met het bijbehorende facturatie- en administratiesysteem. Postcodestroom is daarmee in staat het volledige proces (geautomatiseerd) te faciliteren.

Welke kennis is nodig om het administratiesysteem te gebruiken?

De coöperatie heeft geen aanvullende kennis nodig om het administratiesysteem te gebruiken. Postcodestroom is een initiatief van ServiceHouse, een licentie houdende energieleverancier, en voldoet met haar dienstverlening aan alle wettelijke daarvoor gestelde eisen.

Welke extra voordelen biedt het?

Het volledig ontzorgen van het initiatief en realiseren van een Postcoderoosproject van begin tot eind. Zorgeloos gebruiken maken (en als lid profiteren) van de Postcoderoosregeling.

Is het al beschikbaar?

Het systeem is reeds beschikbaar en kan per direct worden ingezet. Tot nu toe zijn onder Postcodestroom drie Postcoderoosprojecten gerealiseerd, o.a. in Amersfoort en Breda. Aankomend jaar zal dit ook het geval zijn van in ieder geval 3 tot 5 projecten. Door het geautomatiseerde proces zijn wij in staat meerdere projecten tegelijkertijd in verschillende stadia te faciliteren, zonder dat hieraan op een manier hinder wordt ondervonden. Er is geen maximum van projecten verbonden aan ons systeem.

Wie kunnen gebruik maken van het administratiesysteem?

Elk duurzaam initiatief of coöperatie kan van het Postcodestroom Coöperatief U.A. administratiesysteem gebruik maken. In samenwerking met dienstverlener ServiceHouse faciliteert Postcodestroom alle (administratieve) back-end faciliteiten, zodat zorgeloos een Postcoderoosproject kan worden gestart.