Energiecoöperaties streven naar gestroomlijnde backoffice

Een Excelsheet of twee hier, een Dropbox daar: jonge organisaties hebben vaak nog geen professioneel opgezette backoffice. Maar zodra een organisatie gaat groeien, neemt ook de behoefte toe aan gestructureerde informatiestromen. Energiecoöperaties zijn daarop geen uitzondering. Wel uitzonderlijk is de manier waarop zij deze professionaliseringsslag willen aanpakken: zij slaan de handen ineen. 

Als adviseur is Floris Bruning betrokken bij meerdere energiecoöperaties. Het viel hem op dat de backoffice bij deze organisaties niet altijd even gestructureerd was. Met andere woorden: de boekhouding, de ledenadministratie, de communicatie en het documentbeheer was onoverzichtelijk en informatie was niet voor iedereen gemakkelijk terug te vinden. Om het probleem te schetsen, vertelt hij over een extreem voorbeeld dat hij is tegengekomen: “Een penningmeester had netjes zijn opvolger ingewerkt, maar die opvolger werd vervolgens ziek. Het gevolg was dat niemand wist waar de Excelsheets waren opgeslagen met de cijfers die zij nodig hadden.” Dit geval is niet representatief voor elke coöperatie, maar de boodschap is helder: energiecoöperaties moeten zorgen dat zij het niet zo ver laten komen.

“De tool is primair geschikt voor startende coöperaties.” 
Floris Bruning, Energie-U

Een betaalbare tool ontwikkelen

Floris Bruning en Rene van Vliet (penningmeester ODE-Decentraal) hebben met medewerkers van een tiental energiecoöperaties gezamenlijk het initiatief genomen om de backoffice te professionaliseren. Samen ontwikkelen ze een tool waarin alles kan worden bijgehouden waarmee een energiecoöperatie te maken krijgt. Van de administratie en boekhouding tot de communicatieplanning en contractbeheer. De tool is niet alleen bedoeld voor henzelf, maar ook voor andere coöperaties; of die nou net starten of juist al langer bezig zijn. “Elke coöperatie krijgt er uiteindelijk mee te maken,” zegt Bruning. “Als je samenwerkt, kun je meer dan wanneer elke organisatie dit voor zich oppakt. Zo kunnen we het betaalbaar houden. Hoe meer coöperaties willen meedoen, hoe beter het is.”

Programma van Eisen

De eerste stap die wordt gezet bij het ontwikkelen van de tool, is het opstellen van een Programma van Eisen. Moet de boekhouding in de tool kunnen worden bijgehouden, of moet er communicatie mogelijk zijn met verschillende boekhoudprogramma’s? Welke functionaliteiten zijn nog meer van belang? De ervaring die de deelnemende coöperaties al hebben opgedaan, helpt bij het vaststellen daarvan. Er zijn zowel kleine coöperaties als een aantal grote coöperaties betrokken bij het initiatief. De grote coöperaties zijn ook ooit klein geweest. Dankzij hun ervaring en input wordt de tool uiteindelijk niet alleen geschikt voor startende coöperaties, maar ook voor coöperaties die groeien. Bruning: “De tool is primair geschikt voor startende coöperaties. Zij kunnen de opzet van een professionele backoffice al in de eerste fase tackelen. Maar ook groeiende en volwassen coöperaties zijn bij deze tool gebaat: vooral bij uitbreiding van mensen en middelen is het belangrijk om te zorgen voor een gestroomlijnde backoffice.”