Wat komt er qua organisatorische aspecten kijken bij de Subsidieregeling Coöperatieve Energieopwekking (SCE)? In dit artikel vind je antwoorden op de meest voorkomende vragen.

Algemeen

Waarom zijn andere verenigingen uitgesloten van de subsidieregeling?

Omdat er heel veel ongelijksoortige verenigingen zijn die voor uiteenlopende doeleinden zijn opgericht. Niet elke vereniging heeft volledige rechtsbevoegdheid. Een coöperatie is een bijzondere vorm van een vereniging en heeft altijd volledige rechtsbevoegdheid. Dit geeft de vereiste rechtszekerheid. Bovendien bestaan er ook verenigingen waarvoor nauwelijks administratie vereist is. Voor alle verplichtingen die in samenhang met de subsidieregeling op de coöperaties en VvE’s komen te rusten, is een gedegen administratie wél noodzakelijk. Verenigingen, evenals stichtingen en bedrijven, kunnen overigens wel deelnemen in een SCE-project als deelnemer

 

Kunnen collectieven meerdere productie-installaties hebben?

Het is voor coöperaties mogelijk meerdere productie-installaties te hebben, zolang deze maar aan de voorwaarden voldoen.

In het geval van een VvE moet de productie-installatie zijn aangebracht op of aan het gebouw met toebehoren of de daarbij behorende grond met toebehoren, waarvoor de VvE is opgericht.

Wat gebeurt er als iemand vertrekt uit de coöperatie?

Over het vertrek van een lid uit een coöperatie waarin eigen vermogen is ingebracht, moeten specifieke afspraken worden gemaakt. De coöperatie moet in haar statuten vastleggen onder welke voorwaarden een lidmaatschap kan worden beëindigd. Ook kan de coöperatie in de statuten of een huishoudelijk reglement vaststellen op welke wijze een vertrekkend lid schadeloos kan worden gesteld.

Wat gebeurt er als er iemand verhuist?

Het is – in tegenstelling tot de oude postcoderoosregeling – geen probleem als een deelnemend lid verhuist. Zolang de deelnemers in je project op het moment van deelname maar een adres in de postcoderoos van het betreffende project hebben (dus het centrale viercijferige postcodegebied en de direct aangrenzende gebieden).

Is deelname overdraagbaar als iemand overlijd?

Ja het lidmaatschap is bij overlijden overdraagbaar via erfopvolging. De erfopvolger komt dan gewoon op de ledenlijst te staan. 

Wat moet er in de statuten van de coöperatie staan?

Om aanspraak te kunnen maken op SCE-subsidie moeten in de statuten van de coöperatie een tweetal punten benoemd zijn:

  • Doelstelling: allereerst moet de doelstelling geformuleerd zijn in lijn met 'het opwekken van hernieuwbare energie'
  • Alle leden 1 stem: Alle leden hebben toegang tot de algemene ledenvergadering en gelijk stemrecht.

Hoe richt ik de coöperatie in bij meerdere projecten?

Het is mogelijk om meerdere verschillende projecten binnen een (bestaande) coöperatie te hebben. Het advies is daarbij om eenvoudige statuten op te stellen in lijn met de eisen van de SCE-subsidie:

  • Doelstelling: “het opwekken van hernieuwbare energie”
  • ALV waarin alle leden 1 stem hebben

In een project-specifieke (standaard) ledenovereenkomst tussen een lid en de coöperatie (i.p.v. in de statuten) regel je vervolgens de nadere zeggenschap over en de financiële rechten en plichten t.a.v. een project:

  • Welke zeggenschapsrechten heb je als lid in relatie tot het betrokken project
    • Over welke onderwerpen mag ik meebepalen en op welke wijze en in welke mate?
  • Welke financiële rechten en plichten heb je als lid in relatie tot het betrokken project
    • Wat is mijn inleg?
    • Wat is mijn rendement op mijn inleg (in de vorm van bijv. (i) een vast rendement per kWh dat met de inleg gerealiseerd is en (ii) het delen in een evt. positief exploitatieresultaat)?
    • Kan ik mijn participatie in het project overdragen aan een ander (lid)?
    • Wat krijg ik terug bij opzegging van lidmaatschap?

Een andere mogelijkheid is het creëren van project-specifieke afdelingen binnen je coöperatie, waarbij de afdeling goedkeuringsrecht krijgt t.a.v. specifieke project-gerelateerde bestuursbesluiten.

Zie hier het advies van Van Benthem & Keulen op onze vraag hoe je je coöperatie in kunt richten bij meerdere projecten. 

Administratie

Welke administratieve lasten zijn er voor de collectieven?

Coöperaties en VvE’s zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer en de exploitatie van de productie-installatie. Daartoe behoren ook lasten voor verzekering, administratie en beheerkosten. Met de regeling komen er administratieve lasten bij (kosten en tijdsinvestering). De hoogte hiervan is mede afhankelijk van de kenmerken van het lokale project en de keuzes die daarbij worden gemaakt.

Gezien het belang van de administratie en de mogelijke consequenties van fouten, kan het verstandig zijn dat de coöperatie of VvE hiervoor ondersteuning zoekt bij gespecialiseerde dienstverleners of administratiekantoren. De eventuele kosten hiervan moeten in de business case worden meegenomen.

Voor de leden zelf worden nauwelijks administratieve lasten verwacht. Er is immers een coöperatie of VvE die de belangen van de deelnemers behartigt. Wel zijn de leden zelf verantwoordelijk om bij individuele wijzigingen de coöperatie te informeren.

Hoe gaat RVO om met de privacy van gegevens op de ledenlijst van een project?

Het doel van de SCE subsidie is ondersteunen van lokale betrokkenheid bij het produceren van hernieuwbare energie. Het betekent dat om voor deze langlopende subsidie in aanmerking te komen het lokale karakter van de betreffende energiecoöperatie moet worden aangetoond aan de hand van de NAW gegevens van de leden.  

Een energiecoöperatie is als rechtspersoon verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van gegevens van haar leden. Als in de ALV wordt besloten om een SCE subsidie aan te vragen dan is daaraan inherent dat de NAW gegevens met RVO zullen moeten worden gedeeld zodat RVO kan vaststellen of aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan. Voor het verstrekken van deze gegevens aan RVO is de coöperatie dus zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. 

RVO heeft vervolgens als ontvanger van de NAW gegevens van de leden van de coöperatie een eigen rechtsgrond om die gegevens te ontvangen en te gebruiken om te controleren of aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan. RVO is dus geen verwerker waarmee een verwerkersovereenkomst moet worden afgesloten maar de verwerkingsverantwoordelijke die gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn om een taak van algemeen belang te kunnen uitoefenen zoals die is vastgelegd in de SCE-regeling.

 Na definitieve en onherroepelijke vaststelling van de subsidiebeschikking blijven de persoonsgegevens nog zeven jaar bewaard voor financiële verantwoordingsdoeleinden en worden daarna verwijderd.

Deze lijst van veelgestelde vragen en antwoorden is gemaakt door HIER opgewekt en de expertgroep postcoderoos, met vertegenwoordigers van Energie Samen, GrEK, AGEM, OM| Nieuwe Energie en Greenchoice. De informatie werken we regelmatig bij. Heb je vragen? Stuur een mailtje naar info@hieropgewekt.nl. Aan de inhoud van dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. Het verdient aanbeveling om zo nodig in concrete gevallen advies in te winnen.