Hoe zet je een collectieve inkoopactie succesvol op poten? Belangrijke lessen uit twee verschillende aanpakken
De collectieve inkoop van energiebesparende maatregelen (zoals isolatie) neemt veel voordelen met zich mee. Van minder kopzorgen voor bewoners tot efficiëntere processen voor uitvoerders. En ook niet onbelangrijk: meer duurzame en toekomstbestendige woningen natuurlijk. Hoe pak je zo’n collectieve inkoop aan? Wat zijn daarbij de uitdagingen? En hoe los je die op? Twee experts gaan er dieper op in.
Wigger Verschoor is directeur Innovatie & Ontwikkeling bij Winst uit je Woning en houdt zich al jaren bezig met het verduurzamen van de woningbouw. Winst uit je Woning organiseert samen met gemeenten grootschalige advies- en inkoopacties voor bewoners, om de energietransitie te versnellen. De intermediair doet dat met een breed aanbod van verduurzamingsmaatregelen. Van vloer- en spouwmuurisolatie en HR++ glas tot zonnepanelen en hybride warmtepompen.
Katrin Larsen is coördinator en oprichter van Energierijk Houten. Het bewonersinitiatief (dat inmiddels 80+ vrijwilligers telt) ondersteunt en ontzorgt bewoners bij het verduurzamen van hun woning en organiseert sinds 2019 collectieve inkoopacties, waar alle inwoners van Houten aan mee kunnen doen. De acties ‘Heel Houten Isoleert’ en ‘Heel Houten in de Zon’ keren bijvoorbeeld elk jaar terug. En die zijn inmiddels razend populair.
Verschoor en Larsen delen in dit artikel hun belangrijkste ervaringen, tips en lessen op het gebied van collectief inkopen. Hoe pak je dat succesvol aan?
Benaderen van bewoners
Collectief inkopen begint bij het benaderen van bewoners, zegt Verschoor. Winst uit je Woning doet dat in eerste instantie door middel van een brief, met de gemeente als afzender. “We stellen hen op die manier op de hoogte van de inkoopactie die eraan komt, dat ze mee kunnen doen én dat ze op die manier op hun energiekosten kunnen besparen”, zegt hij. “Het is daarbij verstandig om verschillende brieven op te stellen, toegespitst op het bouwjaar van de woningen in kwestie. Bewoners vinden het niet fijn als ze een aanbod krijgen voor bijvoorbeeld spouwmuurisolatie als hun woning daar sinds de bouw al over beschikt. Het is slim om daar goed op te letten.”
“Ook informatieavonden zijn een belangrijke manier om bewoners te bereiken”, vervolgt hij. “Dat kan zowel online als offline. Beide opties werken goed, maar wij kiezen steeds vaker voor de online-optie. Dan is de drempel om aan te haken beduidend lager en bereik je mensen die anders misschien niet zouden opdagen, zoals drukke tweeverdieners.”
"De persoonlijke benadering is heel belangrijk voor ons. Die geeft veel vertrouwen, waardoor meer mensen meedoen."
Persoonlijke aanpak
Larsen en collega’s zetten in op zowel wijkgerichte collectieve inkoopacties als inkoopacties voor heel Houten. Vooral binnen de wijkgerichte acties kiest het bewonersinitiatief voor een aanpak van onderop. “Wij initiëren en ondersteunen lokale wijkinitiatieven en vragen ons daarbij allereerst af: wie kennen we al in de wijk? Dat kunnen vrienden zijn, mensen die eerder met een van onze activiteiten hebben meegedaan, ouders die je kent van school, noem maar op. Die mensen bellen we op en enthousiasmeren we. Zo bouwen we een team van wijkbewoners en worden er op een later moment ook inkoopacties op wijkniveau georganiseerd.”
“Via onze nieuwsbrief bereiken we veel bewoners. Ook zijn we actief op social media en plaatsen we artikelen in de regionale krant (die erg goed gelezen wordt). De persoonlijke benadering is heel belangrijk voor ons”, zegt ze. “Die geeft veel vertrouwen, waardoor meer mensen meedoen. Het succes en het grote bereik van Energierijk Houten heeft voor een groot deel daarmee te maken.”
De juiste uitvoerder kiezen
Daarnaast is het belangrijk om in de beginfase al leveranciers te zoeken en selecteren, die de benodigde materialen (zoals isolatiemateriaal of zonnepanelen) kunnen leveren en installeren. Soms is het handig om dat al te doen vóórdat je de brieven naar bewoners verstuurt. En dat kan ook, zegt Verschoor: “Wij weten inmiddels hoeveel mensen gemiddeld meedoen aan een collectieve inkoopactie. Op basis van die inschatting kunnen de uitvoerders bij wie we een uitvraag doen, bepalen of ze voldoende tijd en materialen beschikbaar hebben om mee te doen.”
Maar waar let je op bij het kiezen van de juiste leverancier? Energierijk Houten hanteert een flinke lijst van criteria, zoals prijs, aanbod, referenties, duidelijke communicatie, certificering en kwaliteit van materiaal. Daarnaast vindt de stichting het belangrijk om zo lokaal mogelijk leveranciers te vinden. Het liefst in Houten zelf, anders in de directe omgeving. Larsen: “We kijken echt niet alleen naar de prijs. Als bedrijven bepaalde criteria nog niet goed op orde hebben, gaan we nog niet met ze in zee en wachten we tot dat wel zo is.”
Een 'seriële' inzet van leveranciers
“We beginnen altijd met een long list van mogelijke leveranciers”, vervolgt ze. “Die onderzoeken we en daar komt dan een short list van 3 of 4 bedrijven uit voort, waar we daadwerkelijk op bezoek gaan. Als het daarna nog steeds goed voelt, mogen ze een aanbieding doen.” Vervolgens kiest Energierijk Houten één of meerdere leveranciers. Die tweede optie komt steeds vaker voor. De respons van bewoners op collectieve inkoopacties is soms zo groot dat één leverancier al het werk niet aankan. Dan kiest het bewonersinitiatief meerdere leveranciers, die het niet tegelijkertijd maar na elkaar inzet (om concurrentie te voorkomen).
Deze ‘seriële’ inzet van leveranciers, zoals Larsen het noemt, helpt Energierijk Houten om capaciteitsproblemen bij leveranciers te omzeilen. Desondanks blijft dat een probleem. Zo moest de meest recente zonnepanelenactie een maand eerder gestopt worden en doet het bewonersinitiatief tijdelijk geen inkoopacties meer voor beglazing. “Steeds meer lokale leveranciers zitten vol en kunnen de vraag niet aan, zowel qua materiaal als personeel”, aldus Larsen. “Als dat zo is, proberen we bewoners nog steeds zoveel mogelijk te ontzorgen. Bijvoorbeeld door hen te voorzien van een lijst van mogelijke leveranciers, waar ze zelf kunnen aankloppen. Daarnaast vertellen we waar ze op moeten letten bij het nemen van bepalen verduurzamingsmaatregelen en het kiezen van een leverancier. Daardoor is de drempel voor hen hopelijk lager om zelf aan de slag te gaan.”
Werk uit handen nemen
Ook Verschoor ziet de capaciteitsproblemen aan de aanbodkant. Hij pleit er dan ook voor dat gemeentes en bewonersinitiatieven de lokale leveranciers zoveel mogelijk moeten ondersteunen. “Er is veel werk en dat levert ontzettend volle agenda’s op. Veel leveranciers zitten al tot ver in volgend jaar vol”, zegt hij. “En ondertussen wordt het verkrijgen van het benodigde materiaal (van zonnepanelen tot hybride warmtepompen) ook steeds lastiger.”
Wat dan helpt, is om zoveel mogelijk werk weg te nemen bij leveranciers. Dan kunnen zij namelijk doen waar ze het beste in zijn: het uitvoeren van een klus. “Wij nemen bijvoorbeeld veel voorbereidend werk uit handen, zoals het adviseren van bewoners, het in kaart brengen van alle belangrijke aspecten van een woning, en het tekenen van de opdracht.”, aldus Verschoor. “Want hoe meer werk je uit handen neemt, hoe groter de slagkracht."
Veel leveranciers kampen daarnaast met cashflow-problemen; ze moeten de materialen immers op voorhand bestellen en moeten misschien (te) lang wachten op betaling. “Ook daar zien we mogelijkheden tot verbetering”, vervolgt Verschoor. “De beschikbare subsidiegelden vanuit het Nationaal Isolatieprogramma kunnen wij bijvoorbeeld gestroomlijnder bij leveranciers terecht laten komen, zodat bewoners ook niets hoeven voor te schieten. En we zijn zelf bezig om de facturatie richting bewoners over te nemen, om de uitvoerende partij(en) vervolgens eerder te betalen.”
“Wij merken dat het steeds belangrijker wordt om bewoners thuis te bezoeken en uitgebreider advies te geven, zodat zij het vertrouwen krijgen om daadwerkelijk te investeren in energiebesparing.”
Nieuwe doelgroep bereiken
Ook aan de vraagkant ziet Verschoor uitdagingen. Veel mensen hebben hun huis inmiddels al verduurzaamd. Daarom is de uitdaging nu om een nieuwe doelgroep te bereiken. “Die is beduidend minder zelfredzaam en intrinsiek gemotiveerd, merken we. Of ze hebben negatieve ervaringen met uitvoerende partijen. Hoe ondersteun je hen het beste en zet je ze toch aan tot actie? Dat is nu een belangrijke vraag”, zegt hij. “Zo merken wij dat het steeds belangrijker wordt om bewoners thuis te bezoeken en uitgebreider advies te geven, zodat zij het vertrouwen krijgen om daadwerkelijk te investeren in energiebesparing.”
Ook is het belangrijk om vanaf de start zo helder en transparant mogelijk te communiceren over een inkoopactie, zegt Verschoor. “Om een voorbeeld te geven: als mensen van tevoren weten dat het vier maanden kan duren voordat een bepaalde maatregel daadwerkelijk uitgevoerd wordt, dan vinden ze het meestal helemaal niet erg om te wachten. Maar als ze daar gaandeweg achter komen, wekt het wel irritatie op. Hoe beter je in staat bent om de verwachtingen van bewoners te managen, hoe prettiger het proces verloopt.”
Continuïteit en professionaliteit
Heeft Verschoor verder nog tips voor een succesvolle collectieve inkoopactie? “Continuïteit is superbelangrijk”, zegt hij. “Als je hiermee aan de slag gaat, doe het dan meerjarig. En zoek er leveranciers bij die er óók voor de langere termijn inzitten. Dat stelt je in staat om cyclisch te leren, het allemaal steeds beter en gestroomlijnder uit te voeren én steeds meer mensen aan te zetten tot verduurzaming.”
Larsen benadrukt het belang van professionaliteit én het inhuren van professionele hulp als je die professionaliteit op bepaalde vlakken zelf niet kan bieden. “Wij hebben bijvoorbeeld een communicatieprofessional in dienst, die goede teksten kan schrijven en de social media doet. Dat is een investering, maar het betaalt zich terug in het aantal bewoners dat we bereiken.”
Bekijk de handleiding
Wil je zelf aan de slag? De Natuur en Milieufederatie Utrecht maakte een handleiding die je stap voor stap vertelt waar je rekening mee moet houden.
