In tijden van corona: Hoe organiseer je een digitale ALV?

Door de coronamaatregelen zijn fysieke bijeenkomsten zoals een ALV, niet mogelijk. Maar wat doe je dan als je binnen zes maanden na afloop van je boekjaar de jaarstukken van je coöperatie moet vaststellen? Met een tijdelijke wet digitale ALV ('Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid') heeft de ministerraad ingestemd om een volledig virtuele algemene vergadering of ledenvergadering te houden, ook als de statuten dit niet faciliteren. Maar hoe doe je dat, een digitale ALV organiseren?

De Nationale Coöperatieve Raad (NCR) legt in een webinar uit wat de tijdelijke wet betekent en waar je op moet letten als je een digitale ALV organiseert.

Bekijk het webinar van de NCR

Een voorbeeld:

Stuur vier weken voorafgaand aan de ALV een e-mailuitnodiging met:
- Agenda en bijbehorende vergaderstukken
- Uitleg over mogelijkheid om vragen te stellen
- Uitleg over de wijze van stemmen, de onderwerpen en het moment van elektronisch stemmen
Het bestuur beantwoordt de binnengekomen vragen en publiceert vragen en antwoorden op de website van de coöperatie.
Optie: Het bestuur beantwoordt tijdens de digitale ALV nog nadere vragen.
Na de stemmingsronde worden de stemmen geteld en besluiten gepubliceerd.

Gesprek met je leden

De tijdelijke noodwet maakt het mogelijk om als coöperatie of vereniging je leden hun stem te laten stem uitbrengen en rechtsgeldige besluiten te nemen. Minstens zo belangrijk is ook het gesprek met je leden. De onderlinge dialoog en het over en weer delen van meningen van je leden. Hoe je dat doet legt de tijdelijke wet niet vast. De dialoog met je leden kun je dus als coöperatie vormgeven zoals je het wilt.