Organisatorische aspecten van de SCE

Omdat er heel veel ongelijksoortige verenigingen zijn die voor uiteenlopende doeleinden zijn opgericht. Niet elke vereniging heeft volledige rechtsbevoegdheid. Een coöperatie is een bijzondere vorm van een vereniging en heeft altijd volledige rechtsbevoegdheid. Dit geeft de vereiste rechtszekerheid. Bovendien bestaan er ook verenigingen waarvoor nauwelijks administratie vereist is. Voor alle verplichtingen die in samenhang met de subsidieregeling op de coöperaties en VvE’s komen te rusten, is een gedegen administratie wél noodzakelijk. Verenigingen, evenals stichtingen en bedrijven, kunnen overigens wel deelnemen in een SCE-project als deelnemer. 

Het is voor coöperaties mogelijk meerdere productie-installaties te hebben, zolang deze maar aan de voorwaarden voldoen.

In het geval van een VvE moet de productie-installatie zijn aangebracht op of aan het gebouw met toebehoren of de daarbij behorende grond met toebehoren, waarvoor de VvE is opgericht.

• Lees voor meer informatie 'De regeling in het kort'

Over het vertrek van een lid uit een coöperatie waarin eigen vermogen is ingebracht, moeten specifieke afspraken worden gemaakt. De coöperatie moet in haar statuten vastleggen onder welke voorwaarden een lidmaatschap kan worden beëindigd. Ook kan de coöperatie in de statuten of een huishoudelijk reglement vaststellen op welke wijze een vertrekkend lid schadeloos kan worden gesteld.

Het is wel belangrijk om wijzigingen in de ledenlijst eens per jaar aan RVO door te geven.

Het is – in tegenstelling tot de oude postcoderoosregeling – geen probleem als een deelnemend lid verhuist. Zolang de deelnemers in je project op het moment van deelname maar een adres in de postcoderoos van het betreffende project hebben (dus het centrale viercijferige postcodegebied en de direct aangrenzende gebieden).

Het is wel belangrijk om wijzigingen in de ledenlijst eens per jaar aan RVO door te geven.

Ja het lidmaatschap is bij overlijden overdraagbaar via erfopvolging. De erfopvolger komt dan gewoon op de ledenlijst te staan. Het is – in tegenstelling tot de oude postcoderoosregeling – geen probleem als een erfopvolger niet in de postcoderoos van het project woonachtig is.

Om aanspraak te kunnen maken op SCE-subsidie moeten in de statuten van de coöperatie een tweetal punten benoemd zijn:

• Doelstelling: allereerst moet de doelstelling geformuleerd zijn in lijn met 'het opwekken van hernieuwbare energie'
• Alle leden 1 stem: Alle leden hebben toegang tot de algemene ledenvergadering en gelijk stemrecht.

Het is mogelijk om meerdere verschillende projecten binnen een (bestaande) coöperatie te hebben. Het advies is daarbij om eenvoudige statuten op te stellen in lijn met de eisen van de SCE-subsidie:

• Doelstelling: “het opwekken van hernieuwbare energie”
• ALV waarin alle leden gelijk stemrecht hebben

In een project-specifieke (standaard) ledenovereenkomst tussen een lid en de coöperatie (i.p.v. in de statuten) regel je vervolgens de nadere zeggenschap over en de financiële rechten en plichten t.a.v. een project:

• Welke zeggenschapsrechten heb je als lid in relatie tot het betrokken project
  • Over welke onderwerpen mag ik meebepalen en op welke wijze en in welke mate?
• Welke financiële rechten en plichten heb je als lid in relatie tot het betrokken project
  • Wat is mijn inleg?
  • Wat is mijn rendement op mijn inleg (in de vorm van bijv. (i) een vast rendement per kWh dat met de inleg gerealiseerd is en (ii) het delen in een evt. positief exploitatieresultaat)?
  • Kan ik mijn participatie in het project overdragen aan een ander (lid)?
  • Wat krijg ik terug bij opzegging van lidmaatschap?

Een andere mogelijkheid is het creëren van project-specifieke afdelingen binnen je coöperatie, waarbij de afdeling goedkeuringsrecht krijgt t.a.v. specifieke project-gerelateerde bestuursbesluiten.

Zie hier het advies van Van Benthem & Keulen op onze vraag hoe je je coöperatie in kunt richten bij meerdere projecten. 

Een SCE-project is een productie-installatie waarvoor een subsidiebeschikking kan worden afgegeven. Een lid mag aan meerdere projecten op meerdere locaties deelnemen. Per productie-installatie en per locatie geldt een minimum aantal deelnemers, gekoppeld aan het vermogen van de productie-installatie en de locatie.

Het minimum aantal leden hangt samen met de grootte van de productie-installatie waarvoor subsidie wordt verleend. Hoe meer vermogen wordt opgesteld, hoe meer deelnemende leden benodigd zijn. Dit geeft invulling aan een gewenste mate van (lokale) participatie. Niet-deelnemende leden tellen niet mee.

De eis voor een minimum aantal deelnemende leden verschilt per techniek: 1 lid per 5 kWp opgesteld vermogen bij een zon-project, 1 lid per 2 kW opgesteld vermogen wind, en 1 lid per 1 kW opgesteld vermogen voor waterkracht. Binnen een project kunnen de leden wel voor een verschillend vermogen deelnemen, als er voor het totaal maar minimaal 1 lid per 5 kWp is voor een zon-project. Er moet minimaal 1 deelnemend lid zijn per 5 kWp. Wel geldt de regel dat ieder lid een gelijke stem heeft. Dit moet blijken uit de statuten die bij de aanvraag wordt aangeleverd. Per adres mag maximaal 1 lid deelnemen aan het project.

Een voorbeeld van een zonproject: als er een project wordt gerealiseerd van 100 kWp dan zijn er minimaal 20 deelnemende leden nodig. Per project mag een individueel lid wel meer bijdragen dan 5 kWp zolang het gemiddelde van alle bijdragen 5 kWp of lager is. Het kan dus zo zijn dat 1 deelnemer voor 81 kWp mee doet, en de overige 19 leden voor elk 1 kWp.

Bij een uitbreiding met een extra productie-installatie op een locatie waar al eerder een subsidiebeschikking is afgegeven, geldt dat er op de locatie nog steeds minimaal 1 lid per 5 kWp moet zijn. Als je in de volgende ronde een extra installatie van 50 kWp wilt aanvragen, dan zijn op deze locatie minimaal 150 / 5 = 30 leden nodig. Een deelnemer van het eerste project mag ook deelnemen in het tweede project, zolang er in totaliteit maar voldaan wordt aan de minimale ledeneis.

Per project dient er bij zon- en windprojecten minimaal één lid per vijf kW en bij projecten op water één lid per 1 kW opgesteld vermogen te zijn.  

Zijn er meer projecten op één locatie? Dan mogen deelnemende leden niet aan beide projecten deelnemen. De eis geldt per project én per projectlocatie. Per productie-installatie en per locatie geldt het minimum aantal deelnemers, gekoppeld aan het vermogen van de productie-installatie en de locatie. 

Als je een nieuwe, extra productie-installatie ontwikkelt op een locatie waar je al een (of meerdere) productie-installatie(s) met SCE hebt staan, moet je daar nieuwe leden bij zoeken. Een voorbeeld: een bestaande en een nieuwe productie-installatie, elk 50 kWp zonne-energie , elk vereist minimaal 10 leden, en de projectlocatie (totaal 100 kWp) vereist dus minimaal 20 leden. 

Leden die buiten de postcoderoos woonachtig of gevestigd zijn, kunnen financieel participeren in een project. Dat geldt ook voor projecten die in 2021 zijn aangevraagd. Deze leden gelden dan als niet-deelnemende leden, omdat ze niet in de postcoderoos woonachtig of gevestigd zijn. Door ze wel de mogelijkheid te geven financieel te participeren, geven we projecten extra financieringsmogelijkheden. De financiële inbreng van deze niet-deelnemende leden dient duidelijk inzichtelijk te zijn en staat los van het minimaal aantal benodigde deelnemende leden uit de postcoderoos (de minimale ledeneis). Je kunt de inbreng van niet-deelnemende leden in de haalbaarheidsstudie kenbaar maken en aangeven voor welk aandeel de inbreng is.

Een coöperatie hoeft niet in de aangevraagde postcoderoos gevestigd te zijn tenzij de coöperatie ook deelneemt aan het project.

Een eigenaar van een vakantiewoning mag deelnemen aan een SCE-project als deze woonachtig of gevestigd is op een adres binnen de postcoderoos. Hiervoor geldt wel dat het om het hoofdadres gaat: het adres waar de eigenaar is ingeschreven bij de gemeente en waar hij minimaal 50% van de tijd verblijft.

Coöperaties en VvE’s zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer en de exploitatie van de productie-installatie. Daartoe behoren ook lasten voor verzekering, administratie en beheerkosten. Met de regeling komen er administratieve lasten bij (kosten en tijdsinvestering). De hoogte hiervan is mede afhankelijk van de kenmerken van het lokale project en de keuzes die daarbij worden gemaakt.

Gezien het belang van de administratie en de mogelijke consequenties van fouten, kan het verstandig zijn dat de coöperatie of VvE hiervoor ondersteuning zoekt bij gespecialiseerde dienstverleners of administratiekantoren. De eventuele kosten hiervan moeten in de business case worden meegenomen.

Voor de leden zelf worden nauwelijks administratieve lasten verwacht. Er is immers een coöperatie of VvE die de belangen van de deelnemers behartigt. Wel zijn de leden zelf verantwoordelijk om bij individuele wijzigingen de coöperatie te informeren.

Het doel van de SCE subsidie is ondersteunen van lokale betrokkenheid bij het produceren van hernieuwbare energie. Het betekent dat om voor deze langlopende subsidie in aanmerking te komen het lokale karakter van de betreffende energiecoöperatie moet worden aangetoond aan de hand van de NAW gegevens van de leden.  

Een energiecoöperatie is als rechtspersoon verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van gegevens van haar leden. Als in de ALV wordt besloten om een SCE subsidie aan te vragen dan is daaraan inherent dat de NAW gegevens met RVO zullen moeten worden gedeeld zodat RVO kan vaststellen of aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan. Voor het verstrekken van deze gegevens aan RVO is de coöperatie dus zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. 

RVO heeft vervolgens als ontvanger van de NAW gegevens van de leden van de coöperatie een eigen rechtsgrond om die gegevens te ontvangen en te gebruiken om te controleren of aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan. RVO is dus geen verwerker waarmee een verwerkersovereenkomst moet worden afgesloten maar de verwerkingsverantwoordelijke die gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn om een taak van algemeen belang te kunnen uitoefenen zoals die is vastgelegd in de SCE-regeling.

 Na definitieve en onherroepelijke vaststelling van de subsidiebeschikking blijven de persoonsgegevens nog zeven jaar bewaard voor financiële verantwoordingsdoeleinden en worden daarna verwijderd.