Coöperaties zijn verplicht om hun eigenaren (leden met meer dan 25% van de stemmen) of de personen die zeggenschap in de coöperatie (het bestuur) hebben in een zogeheten UBO-register in te schrijven. Vanaf 27 september hebben coöperaties (en andere organisaties) anderhalf jaar de tijd, tot 27 maart 2022, om hun UBO's (Ultimate Beneficial Owner) in te schrijven in het UBO-register. Ultimate Beneficial Owners, ofwel uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie zijn voor coöperaties in veel gevallen het bestuur van de coöperatie.

UBO-register

Nieuwe Europese wetgeving ter bestrijding van witwaspraktijken, fraude en terrorisme vereist registratie in het UBO-register, dat transparanter moet maken wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Zo kunnen personen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter juridische entiteiten. Daarnaast kunnen personen en organisaties door de openbaarheid van het register beter geïnformeerd besluiten met wie zij zaken doen. Als een organisatie niet voldoet aan de verplichtingen dan kunnen strafrechtelijke en bestuursrechtelijke sancties worden opgelegd.

Ultimate Beneficial Owner

UBO staat voor 'ultimate beneficial owner', ofwel de uiteindelijke belanghebbende. Voor coöperaties (en stichtingen en verenigingen) is de UBO een natuurlijke persoon die 

  • direct of indirect een eigendomsbelang heeft van meer dan 25%, 
  • dan wel direct of indirect meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen ingeval van een statutenwijziging, 
  • dan wel de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon.

Bron: artikel 3 lid 1 sub c Uitvoeringsbesluit WWFT 2018

Onder 'eigendomsbelang' is daarbij te verstaan: recht op uitkering uit het vermogen van de coöperatie waaronder de winst of de reserves, of op overschot na vereffening (artikel 1 Uitvoeringsbesluit WWFT 2018).

Bij 'feitelijk zeggenschap' kan worden gedacht aan feitelijke zeggenschap in het bestuur of over het beleid van de coöperatie (Staatsblad 2020, 147).

Bestaande coöperaties: pseudo-UBO

Bij burgercoöperaties zal over het algemeen geen echte UBO aan te wijzen zijn. Deze coöperaties hebben immers een hoog democratisch gehalte met lage drempels voor toetreding en (financiële) participatie. Ze zijn gericht op het betrekken van mensen en het creëren van draagvlak onder het principe van één stem per lid.

Over het algemeen zal er niemand zijn die meer dan 25% van het eigendomsbelang heeft, meer dan 25% van de stemmen heeft bij statutenwijziging of feitelijk de zeggenschap heeft. Dat is inherent aan de coöperatie. Wat dat betreft zijn burgercoöperaties atypisch. Entiteiten zonder UBO zijn puur vanuit de WWFT gezien een beetje verdacht.

Als er geen echte UBO aan te wijzen is volgens de bovengenoemde criteria, moeten er één of meer pseudo-UBO’s worden aangewezen. Dat zijn "natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel" (artikel 3 lid 6 Uitvoeringsbesluit WWFT). 

Als pseudo-UBO kwalificeert het statutair bestuur. Alle leden van het bestuur dienen in een dergelijk geval als UBO te worden aangewezen. Er is geen grond om onderscheid te maken tussen de verschillende bestuurders. Hierbij is het niet van belang of de bestuurders al dan niet handelingsbevoegd zijn. In geval het hoger leidinggevend personeel als UBO moet worden aangewezen dan betreft dit elke bestuurder die deel uitmaakt van het bestuur.

Bron: Memorie van antwoord wetsvoorstel UBO-register, 17 februari 2020

Nieuwe (doel)coöperaties of doel-BV's

Bij startende burgercoöperaties is de kans aanwezig dat er wel echte UBO’s zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als er een initiatiefnemer is die de feitelijke zeggenschap heeft, of wanneer er maar drie leden zijn. Die leden hebben dan allen meer dan 25% van de stemmen bij statutenwijziging. Ook kan het zijn dat enkele kapitaalkrachtige personen vermogen verschaffen en daardoor meer dan 25% eigendomsbelang verwerven. 

UBO bij de besloten vennootschap (BV)

Als de vennootschap een volle dochtermaatschappij is van de coöperatie, zullen de UBO’s van de coöperatie ook de UBO’s zijn voor de dochtermaatschappij. Het kan echter voorkomen dat de dochtermaatschappij andere UBO’s heeft dan de coöperatie. Van geval tot geval zal dat moeten worden bekeken en onderbouwd.

Hou zelf controle en maak een plan

Het is raadzaam om te werken met een UBO-plan. Daarin staat:

  • wie bij oprichting UBO is, 
  • hoe de (pseudo) UBO situatie verloopt in de achtereenvolgende ontwikkelstadia van de coöperatie,
  • hoe de actuele toestand telkens aannemelijk gemaakt wordt voor het UBO-register en de bank, 
  • wie de rol van pseudo UBO heeft wanneer er geen echte UBO is.

Door zelf de UBO’s te bepalen en sluitende onderbouwing daarvoor te leveren houdt de coöperatie zelf in de hand welke informatie ze de bank verstrekt. Wanneer de bank zelf op onderzoek uit moet gaan zal deze erg veel vragen, waaronder bijvoorbeeld ook het leden- en participatieregister. Als in de statuten echter is uitgesloten is dat iemand meer dan 25% van het eigendomsbelang of het stemrecht kan hebben kan dat voor de bank de reden wegnemen om het leden- en participatieregister uit te pluizen.

Inschrijven in het UBO-Register

Vanaf 27 september 2020 kun je je UBO's inschrijven. De Kamer van Koophandel schrijft alle bestaande UBO-plichtige organisaties aan die in het Handelsregister staan. In deze brief staat hoe je de UBO's kan inschrijven. Dit kan online, via een formulier (post) of via de notaris. Je hebt tot 27 maart 2022 de tijd om de registratie te doen. Hier zijn geen kosten aan verbonden.

Je hoeft niet te wachten op de uitnodiging. Inschrijven van je UBO's kan via de Kamer van Koophandel. De tekenbevoegden binnen je organisatie - die nu opgaven mogen doen aan het Handelsregister - mogen ook UBO’s inschrijven. Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie de UBO’s registreren.

Het UBO-register inzien

Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar zijn. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

  • voor- en achternaam
  • geboortemaand en –jaar
  • nationaliteit
  • woonland
  • de aard en omvang van het belang

Iedereen mag - als het UBO-register is ingegaan - de gegevens van een organisatie en van haar UBO's tegen een tarief van €2,50 raadplegen, door het kopen van een KVK uittreksel UBO-register.

Een deel van de UBO-gegevens zijn niet openbaar. Deze kunnen uitsluitend worden ingezien door bevoegde autoriteiten (zoals het Openbaar Ministerie). Zij gebruiken deze gegevens om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.