Binnen zes maanden na afloop van je boekjaar moeten de jaarstukken van je coöperatie worden vastgesteld. Of je staat als coöperatie voor een urgente beslissing om door te kunnen in bijvoorbeeld de ontwikkeling van een project. Maar hoe doe je dat in tijden van coronamaatregelen waarin bijeenkomsten, zoals de Algemene Ledenvergadering, niet mogelijk zijn? De Ministerraad heeft ingestemd met het wetsvoorstel voor een noodwet waardoor het mogelijk zal zijn om een volledig virtuele algemene vergadering of ledenvergadering te houden, ook als de statuten dit niet faciliteren.

Kernpunten tijdelijke wet digitale ALV

Per 16 april 2020 is de tijdelijke wet digitale ALV van kracht. Samengevat bevat het deze noodwet het volgende:

  • Een ALV waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, op voorwaarde dat:
  1. De algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel voor de leden te volgen is.
  2. De leden tot 72 uur tevoren schriftelijk of elektronisch vragen kunnen stellen.
  3. Die vragen uiterlijk tijdens de ALV voor alle leden inzichtelijk, bijvoorbeeld op de website of via een elektronisch communicatiemiddel, worden beantwoord.*
  4. Het bestuur ook tijdens de ALV probeert nog nadere vragen te beantwoorden.*
  5. De stemgerechtigde identificeerbaar is.
  6. Het bestuur kan bepalen dat ook voorafgaand aan de ALV elektronisch gestemd kan worden.
  • Het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse ALV moet worden gehouden (zes maanden na einde van het boekjaar) met vier maanden wordt verlengd.
  • De noodwet is tijdelijk (geldig tot 1 september 2020). De tijdelijke wet beoogt de periode waarin de coronamaatregelen van kracht zijn, te bestrijken en kan met per 2 maanden verlengd worden.

Zie hier het volledige wetsvoorstel en de Memorie van Toelichting voor de tijdelijk wet.

Je statuten en elektronische mogelijkheden

De wet kent sinds 2006 een regeling op het punt van elektronisch vergaderen en stemmen. Deze regeling kent als uitgangspunt dat elektronisch stemmen mogelijk is, op voorwaarde dat de statuten van de coöperatie dit toestaan.

Statuten die dateren van vóór 2006 zullen deze mogelijkheid niet kennen, waardoor het online stemmen op een algemene vergadering (ALV) niet mogelijk is. Maar ook als de coöperatie op dit punt ‘moderne’ statuten heeft, moet men nog steeds een fysieke vergadering houden, waar leden naar toe kunnen komen. Hoewel er op dit punt enige onduidelijkheid heerst, mag je ervan uitgaan dat in ieder geval de bestuurders en commissarissen aanwezig dienen te zijn.

Gezien de huidige situatie rondom het coronavirus kun je in de uitnodiging wel een dringend verzoek doen op je leden geen gebruik te maken van het fysiek bijwonen van de vergadering, maar online te stemmen. Het kan voor de organisatie praktisch zijn om de leden ook te verzoeken contact met je op te nemen indien ze toch fysiek aanwezig willen zijn.

Statuten aanpassen

Mocht de coöperatie haar statuten op het gebied van elektronisch stemmen willen aanpassen, dan is hiervoor een notariële statutenwijziging nodig. Hiervoor is in ieder geval minimaal 2/3 van de uitgebrachte stemmen nodig.

Vaak bevatten de statuten een zwaarder quorum voor een statutenwijziging. In moeilijke tijden, zoals nu met de corona-crisis, stuit dit op praktische problemen en lijkt een statutenwijziging voor de korte termijn geen oplossing te bieden.

Mochten de statuten elektronisch stemmen toestaan dan geldt dat de stemgerechtigde:

  1. identificeerbaar moet zijn via het elektronische communicatiemiddel. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een unieke toegangscode.
  2. direct moet kunnen kennisnemen van de vergadering. Dit betekent dat hij/zij de vergadering passief moet kunnen volgen. Het nadeel hiervan kan zijn dat er een beperkte uitwisseling van standpunten is.
  3. stemrecht moet kunnen uitoefenen.

De statuten kúnnen bepalen dat vereist is dat een stemgerechtigde via een elektronisch communicatiemiddel aan de beraadslaging kan deelnemen. Het voordeel hiervan is dat het deelnemen aan de vergadering de kwaliteit van de besluitvorming kan bevorderen. Het nadeel kan zijn dat het houden van een vergadering met honderden leden die op afstand meediscussiëren wat minder praktisch is.

Voorwaarden aan elektronisch stemmen

De coöperatie kan voorwaarden stellen aan het gebruik van een elektronisch communicatiemiddel. Dit kan via de statuten of een reglement. Hierbij kan gedacht worden aan het gebruik van bepaalde software, een elektronische handtekening of een bijdrage in de kosten die de coöperatie moet maken om de vergadering langs elektronische weg aan te bieden.

Indien in de statuten wordt vermeld dat er ‘krachtens’ de statuten voorwaarden gesteld kunnen worden, dan moeten deze voorwaarden bij de oproeping bekend worden gemaakt. Op zich is dit laatste een handig punt om in de statuten op te nemen, want het houdt de coöperatie flexibel: het bestuur heeft op deze manier de ruimte om in te spelen op technologische ontwikkelingen.