Handige relatiemanagement- en communicatiesoftware voor bewonersinitiatieven

Waarom relatiemanagement- en communicatiesoftware?

Vaak beginnen initiatieven met het opslaan van contactgegevens in een gedeelde Excelsheet, bijvoorbeeld op Google Drive of Dropbox. Voor zo’n 50 leden en drie vrijwilligers is dat nog prima te doen. Als het initiatief gaat groeien, dan levert dat mogelijk beperkingen op. Excelsheets worden rommelig of koppelen niet met andere systemen. En het overdragen van contacten, informatie en relaties kost veel tijd of waardevolle data gaat zelfs verloren.

Als je met je bewonersinitiatief veel buurt- of dorpsgenoten wil bereiken en blijvend betrekken bij je plannen, is het slim om een goede registratie op te bouwen. Uiteraard wil je dat deze voor vrijwilligers gemakkelijk te gebruiken is, dat privacy is gewaarborgd en je er langere tijd mee kunt werken. Kiezen voor de juiste tools is dan enorm belangrijk.

Soorten software die je kan helpen

Er is natuurlijk eindeloos veel software beschikbaar. We zetten hier de belangrijkste varianten op een rij en leggen uit wat je er mee kunt.

CRM-systeem

De afkorting CRM staat voor customer relations management (in het Nederlands ook wel klantvolgsysteem genoemd). Veel CRM software is ontwikkeld voor bedrijven en sales-afdelingen. Door belangrijke details en gegevens op te slaan, kunnen bedrijven hun klanten een goede dienstverlening bieden. Denk aan het opslaan van adres- en contactgegevens. Maar ook korte verslagjes van telefoontjes, mailwisselingen en afspraken zet je er in. Voor energie-initiatieven kun je naast contactgegevens ook denken aan verslag van huisbezoek, de doorverwijzing naar een energiecoach, interesse van de bewoner in verschillende maatregelen.

CMS

Een CMS staat voor content management systeem (inhoudelijk management systeem), daarmee beheer je de informatie die je online wilt verspreiden. Het gedeelte van je website waarin je zelf werkt om bijvoorbeeld nieuwe berichten en pagina’s te plaatsen, is een CMS. Je kan er voor kiezen je CMS en CRM te koppelen of als één pakket aan te schaffen. Het voordeel is dan dat je meer komt te weten van bezoekers op je site en ze persoonlijk kan bedienen. Voor een bewonersinitiatief betekent dit bijvoorbeeld dat als een wijkgenoot zich via je site aanmeldt voor een workshop over isoleren, je hem of haar later kan uitnodigen om mee te doen met een collectieve inkoopactie. Uiteraard kan dat ook als je geen CRM software hebt, maar dan moet je wel zelf alle aanmeldingen registreren, contactgegevens bijhouden en mensen uitnodigen. Met een koppeling en een goed ingerichte database kun je dat makkelijk automatiseren.

Community platform

De online community platforms (groeps- of netwerk platforms) zijn een wat bredere categorie waar veel varianten onder vallen. We bedoelen er de software mee die het online gesprek tussen groepsleden faciliteert. Het is vaak ondersteunend aan het netwerk van buren in de straat of wijk. Dat kan in een Facebook-, LinkedIn- of buurtwhatsappgroep. Maar er bestaat ook software die hier specifiek voor is ontwikkeld. Denk bijvoorbeeld aan een forum dat je kunt integreren in je site, waar mensen vragen kunnen stellen. Belangrijk bij het starten van een online community is dat je vooraf goed nadenkt over hoe je er mensen naartoe trekt en wie de gesprekken modereert. Want een community platform komt alleen tot leven als er werk van wordt gemaakt.

Huisdossier

Een vierde functionaliteit die je mogelijk in de toekomst wil aanbieden aan bewoners is dat ze een eigen omgeving hebben op je site. Je geeft je leden of buren dan een eigen portaal of dossier zoals je bijvoorbeeld ook kan inloggen bij je zorgverzekeraar of bank. Daarmee kunnen er op huisniveau gegevens worden bijgehouden. Je leden of buren kunnen hun eigen berichten en aanvragen beheren. Ook zou je met een rekenmodule persoonlijke doorrekeningen van isolatie- of andere verduurzamingstechnieken kunnen laten maken en opslaan.

Privacy waarborgen en data delen

Je moet dus goed nadenken over welke van bovenstaande functionaliteiten je nodig hebt, zowel nu als in de toekomst. Daarnaast is het voordat je een keuze maakt goed om te bekijken hoe aanbieders omgaan met gegevensbescherming. Je gaat namelijk werken met persoonsgegevens. In dit artikel lees je wat dat voor initiatieven betekent en waar je aan moet denken.

Systeem aanschaffen en implementeren

Bij het aanschaffen en implementeren van een systeem is handig om de opstart- en abonnementskosten in beeld te brengen. Naast dat je iets inkoopt, is er ook de mogelijkheid om het zelf te ontwikkelen.

Opstartkosten

Een pakket aanschaffen vraagt vaak een investering, zowel qua tijd als geld. Je bent zelf al snel aardig wat uren kwijt aan het uitzoekwerk, en dan moet de software ook nog geïmplementeerd worden. Dit laatste kun je met sommige softwarepakketten zelf doen als je handig genoeg bent. Je kunt het ook uitbesteden, en met sommige software is dat zelfs onvermijdelijk. Daar horen dan kosten bij voor advies en het daadwerkelijke implementatiewerk.

Abonnementskosten

Daarna heb je de maken met abonnementskosten. Als je als klein begint kan zo’n eerste bedrag een drempel zijn. Er zijn ook aardig wat softwareaanbieders die tot een bepaald aantal gebruikers een gratis versie aanbieden. Dat is erg aantrekkelijk, maar reken wel even door naar wat een uitbreiding later mogelijk gaat kosten. Als je namelijk eenmaal een database gebruikt, is het overstappen naar een andere aanbieder vaak  een behoorlijke klus.

Zelf ontwikkelen

Als je iemand in je team hebt die écht handig is, kun je ook zelf een tool ontwikkelen. We zien dat meerdere initiatieven hiervoor kiezen. Het voordeel is dat je het helemaal kunt inrichten zoals je het zelf wilt. Het nadeel is dat het dan mogelijk hangt op een of twee enthousiastelingen die alle kennis over het systeem hebben, en je geen servicedesk hebt bij technische problemen.

Overzicht van bestaande tools

We hebben een eerste overzicht gemaakt van tools die bij ons bekend zijn. Daarbij hebben we gekeken naar de vijf functies die in dit artikel centraal staan: CMS, CRM, community platform, huisdossier en facturatie. Dit is dus geen compleet overzicht, maar geeft wel een beeld van de mogelijkheden. Er zijn producten die speciaal voor warmte- en/of energietransitie zijn ontwikkeld en algemene oplossingen. Ook weten we van een aantal initiatieven dat ze zelf in eigen beheer iets hebben ontwikkeld dat voor hun praktijk goed werkt.

Voorbeeld uit de praktijk: Zonnewarmte

In het Ramplaankwartier in Haarlem, inmiddels bekend onder de naam Zonnewarmte.NL, is er vrij vroeg in het traject gekozen om een eigen tool te ontwikkelen. Initiatiefnemer Eelco Fortuijn realiseerde zich dat voor het slagen van het traject goede communicatie met alle buurtgenoten de sleutel is.

Hun oplossing is ontwikkeld in Wordpress omdat hiervoor veel kant-en-klare modules bestaan. Stap voor stap konden ze de nodige functies toevoegen die het proces in de wijk ondersteunen. Inmiddels hebben ze in één geïntegreerd systeem een website met alle informatie over het project, een forum, huisdossiers met rekenmodule en een CRM. Door de combinatie van functionaliteiten weet het initiatief bijvoorbeeld precies welke huishoudens geïnteresseerd zijn in gezamenlijke inkoopacties en welke maatregelen al genomen zijn. Ook kunnen ze hierdoor gemakkelijk een aangepaste nieuwsbrief sturen naar een selectie van de buurtgenoten. Denk bijvoorbeeld aan een mailing die alleen relevant is voor huurders in de wijk of een specifiek aanbod voor de huiseigenaren die nog niet hebben geïsoleerd.

Om de online tool goed samen te laten werken met offline werk, wordt er in Haarlem gewerkt met straatcoaches. Dit team van betrokken vrijwilligers helpt buren die het zelf ingewikkeld vinden om hun eigen huisdossier in te vullen. Daarnaast helpen de coaches met het verzamelen en beantwoorden van vragen die de buren hebben. 

Zonnewarmte.NL is inmiddels zo doorontwikkeld dat de initiatiefnemers ook andere wijken in Nederland die over willen op een zonnewarmtesysteem kunnen ondersteunen. Heb je daar interesse in? Neem contact op met Eelco Fortuijn via info@zonnewarmte.NL.

Missen we nog iets?

Ken je een systeem dat nog niet in ons overzicht staat, maar daar volgens jou wel thuishoort? Of vind je het leuk om je ervaring met een systeem te delen zodat anderen ervan kunnen leren? Laat het ons weten via dit formulier!